Servizi di lettura ottica, scansione e gestione documentale

Servizi di lettura ottica, scansione e gestione documentale

L’era della digitalizzazione ha trasformato il mondo, le nostre abitudini e anche il nostro modo di lavorare. Tonnellate di carta stampata sono adesso ridotte a piccoli file archiviati nella memoria interna del nostro computer aziendale.

Da qualche anno a questa parte è sorta per le aziende l’esigenza di trasformare tutti i documenti cartacei in digitali: un processo fastidiosissimo oltre che faticoso, se non si lavora con gli strumenti adeguati. È in virtù di quanto detto che vi consigliamo di valutare le innovative tecnologie a scansione ottica.

In quest’articolo approfondiremo il modo in cui queste tecnologie funzionano, le differenze e i vantaggi che possono offrire al cliente.

 

Cosa sono i sistemi di scansione ottica

I sistemi di scansione ottica riguardano tutti quei processi d’acquisizione e lettura istantanea dei documenti cartacei e la loro immediata trasformazione in file digitali. Si tratta di tutte operazioni di fondamentale importanza che rendono molto più rapida, pratica ed efficiente la gestione documentale all’interno degli uffici e delle aziende che si vedono surclassate da questo cambio tecnologico.

La lettura e l’archiviazione ottica sono basate su dei sistemi di automatizzazione che, oltre a leggere il documento cartaceo, archiviano anche in maniera intelligente tutti i dati contenuti.

 

Le tecnologie utilizzate

Nel funzionamento dei processi sopra accennati, vengono adoperate delle tecnologie di altissimo livello che garantiscono una grande affidabilità. Di seguito menzioniamo tali tecnologie e vediamo come esse si adattano alle esigenze del cliente facilitandogli il lavoro:

  • Riconoscimento OCR (Optical Character Recognition): ideale per la lettura di documenti stampati come fatture o documenti di trasporto DDT.
  • Riconoscimenti ICR (Intelligent Character Recognition): diversamente dalla tecnologia OCR, in questo caso il sistema riesce a riconoscere anche i caratteri dattiloscritti o manoscritti.
  • Riconoscimento OMR (Optical Mark Recognition): tecnologia capace di riconoscere tutti i segni fatti a mano come trattini, puntini, crocette, spunte. Software ideale per i concorsi e la valutazione delle schede nei quiz.
  • Riconoscimento BCR (Bar Code Recognition): riconosce i codici a barre sia di tipo monodimensionale che bidimensionale.
  • Indicizzazione automatica: si tratta di un sistema in grado di riconoscere autonomamente le parole chiave più importanti all’interno di un documento scritto e utilizzarle come indice di ricerca per l’archivio.

 

La gestione documentale

Stiamo toccando un tema molto delicato, in quanto l’archiviazione e la gestione dei documenti rappresentano sicuramente la parte più fastidiosa dell’intero processo di trasposizione dei documenti cartacei in file digitali. Questo perché dopo averli digitalizzati occorre sistemarli in modo da poterli ritrovare all’occorrenza: cosa di non facile conto, soprattutto se si considera che molte aziende lavorano con milioni di file.

Il servizio offerto dai software che stiamo analizzando giocano il ruolo più importante proprio nella gestione dei documenti. Questo perché le tecnologie, dopo aver elaborato i file digitali, si occupano anche di associarli in maniera intelligente e rapida: vale a dire che i documenti vengono collegati in base ai dati che essi contengono. Questo tipo di processo è utilissimo sia per la gestione dei flussi documentali relativi ai documenti cartacei, sia per il workflow relativo invece ai file originariamente digitali.

 

Come funziona il sistema di gestione documentale?

Nel sistema di gestione documentale l’intero documento digitale viene acquisito, quindi anche tutti i dati contenuti nel file diventano automaticamente degli indici associati. In poche parole, si tratta di un archivio intelligente capace di capire quali documenti siano tra essi collegati e in grado di associarli in base al loro contenuto. Questo processo automatico riduce di molto la fatica e rende più agile e produttivo il lavoro.

La lettura ottica dei documenti, la scansione automatica, la gestione documentale: sono tutte tecnologie ormai indispensabili nel lavoro di un’azienda, e che fanno davvero la differenza in termini di produttività e organizzazione. È per questo motivo che con il presente articolo abbiamo deciso di approfondire il discorso relativo a queste nuove tecnologie.

In merito a quanto detto, ci sentiamo in obbligo di consigliarvi di visitare il sito Datasis.it, dove troverete sicuramente dei chiarimenti molto utili.